Tietosuojaseloste

1. Tahtoo Häät Oy rekisterinpitäjänä

Tahtoo Häät Oy toimii rekisterinpitäjänä digitaalisen Tahtoo-hääsovelluksensa (jatkossa ”palvelu”) käyttäjien henkilötietojen ja kyseiseen palveluun tallennettujen muiden henkilöiden tietojen sekä tahtoo.fi -verkkosivustonsa vierailijoiden henkilötietojen osalta (jatkossa edellä mainituista henkilöistä käytetään myös juridista termiä ”rekisteröity”).

Olemme henkilötietojen käsittelyssä sitoutuneet suojaamaan rekisteröityjen yksityisyyttä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja kansallisen tietosuojalain sekä muun soveltuvan lainsäädännön, viranomaisohjeistusten ja hyvien käytänteiden mukaisesti.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot ovat seuraavat:

Yhteyshenkilösi henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa on Ilari Patrikka, ilari@tahtoo.fi, +358 (0) 44 366 5015

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Käsittelemme rekisterinpitäjänä henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin ja vain siltä osin kuin ne ovat tarpeellisia palvelumme tarjoamiseksi ja verkkosivustomme sujuvan käytön kannalta. Varmistamme aina sen, että henkilötietojen käsittelylle on laillinen peruste.

Alla on kuvattu, mitä eri tarkoituksia varten keräämme ja käsittelemme henkilötietoja:

• palveluun rekisteröityminen sekä palvelun käyttäjän tunnistaminen ja yksilöiminen
• palvelun käyttäjän meiltä tilaaman palvelun toimittaminen sekä asiakassuhteen hoitaminen ja asiakaspalvelu
• asiakassuhdetta ja palvelua koskeva viestintä sekä uutiskirjeiden lähettäminen mainonnan kohdentaminen ja markkinointiviestien lähettäminen palvelun käyttäjälle
• rekisterinpitäjän tarjoaman palvelun ja verkkosivuston jatkuva kehittäminen

Henkilötietoja käsitellään myös rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpidon, täyttämiseksi sekä palvelun jatkuvuuden takaamiseksi esimerkiksi varmuuskopioimalla tietoja. Lisäksi henkilötietoja voidaan tarvittaessa käsitellä väärinkäytösten estämiseksi sekä mahdollisten erimielisyyksien selvittämiseksi esimerkiksi kuluttajariitalautaukunnassa tai oikeudenkäynnissä.

Emme käsittele henkilötietoja automaattista päätöksentekoa varten, jolla voisi olla oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia rekisteröityihin.

3. Mitä henkilötietoja käsittelemme ja mistä keräämme niitä

Keräämme henkilötietoja pääasiassa palvelun käyttäjältä eli sinulta rekisteröityessäsi palvelumme käyttäjäksi. Lisäksi keräämme käyttäjistä tietoja palvelun käytön yhteydessä sekä kilpailujen, myynninedistämisen, kampanjoiden tai tutkimusten yhteydessä ja muutoin asioidessasi kanssamme. Tietoja kerätään myös evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla silloin, kun käytät palveluamme tai vierailet verkkosivustollamme.

• Keräämme palvelumme käyttäjistä sekä muista rekisteröidyistä seuraavia henkilötietoja:

  • Palvelun käyttäjän antamat tiedot liittyen Palvelun käyttöön:
  • nimi ja yhteystiedot kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • asiakasyrityksen edustajan nimi ja yhteystiedot
  • palvelun käyttäjätilin edellyttämät rekisteröitymistiedot kuten käyttäjätunnus, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus
  • maksu- ja laskutustiedot sekä maksutapahtumatiedot (summa ja maksupäivä)
  • tilaustiedot
  • palveluun tallennetut valokuvat
  • käyttäjän palveluun lisäämät palveluntarjoajien edustajien yhteystiedot
  • yhteydenotot ja palautteet
  • muut käyttäjän antamat tiedot
• Palvelun käyttäjän puolisostaan ilmoittamat tiedot sekä häävieraista annetut tiedot palvelun käyttäjän tai häävieraiden toimesta:
  • nimi ja yhteystiedot kuten osoite ja sähköpostiosoite
  • demografiatiedot kuten ikä ja sukupuoli
  • mahdolliset ruoka-allergiat
  • palveluun tallennetut valokuvat
  • mahdolliset muut käyttäjän tai häävieraan antamat tiedot
• Muut tiedot:
  • markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten palvelun käyttäjään kohdistetut markkinointitoimenpiteet
  • asiakastyytyväisyystutkimusten tai muiden vastaavien kyselyjen vastaukset
  • verkkokäyttäytymiseen liittyvät tiedot sivustollamme ja palvelussamme sekä
  • tekniset tiedot kuten rekisteröidyn IP-osoite ja rekisteröidyn selaimelle tallennetut evästeet ja muut tunnisteet (ks. evästeet -info)

Sinun on palvelun käyttäjän pyrittävä parhaasi mukaan varmistumaan siitä, että ilmoittamasi tiedot ovat virheettömiä ja ettei muiden henkilöiden yksityisyydensuojaa tai muita oikeuksia loukata. Rekisterinpitäjällä on oikeus poistaa palveluun lisättyjä tietoja, mikäli ne rekisterinpitäjän näkemyksen mukaan loukkaavat yksityisyydensuojaa tai ovat lainvastaisia.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Perustamme henkilötietojesi käsittelyn aina tietosuoja-asetuksen artiklan 6 mukaisiin laillisiin oikeusperusteisiin. Ottaessasi tarjoamamme palvelun käyttöön ja hyväksyessäsi palvelun käyttöehdot annat meille oikeuden käsitellä palvelun käyttöä koskevan sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tarpeellisia henkilötietoja. Palvelun käyttämisen ja siihen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien osalta oikeusperusteena on siis rekisterinpitäjän ja käyttäjän välinen sopimussuhde.

Suoramarkkinointiviestien lähettämiseen pyydämme aina suostumuksesi, jonka voit halutessasi peruuttaa milloin tahansa.

Rekisterinpitäjänä meillä on myös lakisääteisiä velvoitteita, joiden vuoksi käsittelemme ja säilytämme tietyn määräajan esimerkiksi kirjanpitoa varten tarvittavia tietoja, jotka voivat sisältää henkilötietoja.

Muita kuin edellä mainittuihin oikeusperusteisiin perustuvia henkilötietoja käsittelemme oikeutetun etumme perusteella, jolloin olemme arvioineet, ettei käsittely aiheuta merkittävää haittaa rekisteröityjen yksityisyydelle eikä käsittelyllä ole muita merkittäviä vaikutuksia rekisteröityjen etuihin ja oikeuksiin. Lähetämme sinulle tilaamaasi palveluun liittyviä viestejä tai uutiskirjeitä oikeutetun etumme perusteella. Voimme myös kehittää tarjoamaamme palvelua sekä hyödyntää analytiikkapalveluita oikeutettuun etuun pohjautuen.

5. Henkilötietojen luovuttaminen ja jakaminen

Hyödynnämme ulkopuolisia palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelyssä, jotta voimme tarjota oman palvelumme käyttäjille korkealaatuisen asiakaskokemuksen sekä kehittää liiketoimintaamme. Henkilötietojen luovuttaminen tai niihin pääsyn mahdollistaminen alihankkijoillemme perustuu aina henkilötietojen käsittelysopimukseen, joka velvoittaa alihankkijamme käsittelemään henkilötietoja ainoastaan tekemämme sopimuksen edellyttämässä laajuudessa sekä antamiamme ohjeita noudattaen.

Käytämme henkilötietojen käsittelyssä myös sellaisia palveluntarjoajia, joilla voi olla pääsy henkilötietoihisi Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelta, kuten Yhdysvalloista. Mikäli henkilötietojen käsittely edellyttää tietojen siirtoa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, käytämme asianmukaisia suojakeinoja takaamaan rekisteröidyn tiedoille saman suojan tason kuin EU:ssa. Tällaisen tietojen siirron yhteydessä varmistamme, että tietoja vastaanottava palveluntarjoaja toimii valtiossa, joka on EU-komission tarkoittama riittävän tietosuojan maa, tai käytämme muita tietosuoja-asetuksen artiklassa 46 hyväksyttyjä asianmukaisisa suojatoimia, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita.

Muissa kuin edellä kerrotuissa tilanteissa emme luovuta koskaan henkilötietojasi ulkopuolisille kolmansille osapuolille esimerkiksi markkinointitarkoituksiin ilman suostumustasi tai laista tulevaa velvoitetta.

Mikäli luovutettavat tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, josta yksittäiset henkilöt eivät ole enää tunnistettavissa eli henkilötiedot on anonymisoitu, nämä anonymisoidut tiedot voidaan luovuttaa tarvittaessa tutkimuskäyttöön.

Lainsäädäntö voi edellyttää joidenkin henkilötietojen luovuttamista viranomaisille. Käymme läpi jokaisen tällaisen pyynnön erikseen, ja tietoja luovutetaan vain viranomaisen antamasta pätevästä määräyksestä.

6. Henkilötietojen säilytysajat

Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen tietojen käyttötarkoituksen sekä soveltuvan lainsäädännön perusteella. Tarkistamme säännöllisesti käsittelyajat sekä pidämme huolen siitä, ettei henkilötietojasi säilytetä kauemmin kuin on tarpeen tai mitä laki edellyttää.

Pääsääntöisesti käsittelemme henkilötietojasi niin kauan kuin käytät palveluamme ja olet rekisteröinyt käyttäjätilin palveluumme. Palveluun tallentamasi tiedot poistetaan viimeistään siinä vaiheessa, kun et ole käyttänyt palvelua yli kahteen vuoteen, kun hääpäivästäsi on kulunut 12 kuukautta tai kun hääkuvat-osion hääkuvagallerian voimassaoloaika on loppunut. Tällä tavalla varmistamme, ettei palveluun jää vanhentuneita henkilötietoja. Pyynnöstäsi voimme säilyttää tietojasi edellä mainittua pidempään tai poistaa ne aiemmin.

Säilytämme palvelun hääkuvat-osioon käyttäjän toimesta ladattuja tiedostoja kaksitoista (12) kuukautta. Käyttäjä voi halutessaan hankkia lisäaikaa hääkuvien säilyttämistä varten, jolloin säilytämme kuvia lisäajan loppumiseen saakka. Häävieraiden palveluun lataamia kuvia säilytetään kaksi (2) kuukautta. Tämän jälkeen ladatut tiedostot poistetaan automaattisesti.

Sähköpostimarkkinointilistaltamme voit halutessasi poistua jokaisessa lähettämässämme viestissä olevan poistumislinkin kautta.

Anonymisoimme verkkokäyttäytymiseen liittyvät tiedot sekä asiakastyytyväisyystutkimusten tai muiden vastaavien kyselyjen vastaukset, jolloin tietoja ei voida enää yhdistää tiettyyn henkilöön eikä kyseessä enää siis ole henkilötieto. Säilytämme anonymisoidut tiedot tarpeelliseksi katsomamme ajan.

Säilytämme lain edellyttämiä kirjanpitoaineistoja myös sen jälkeen kun käyttäjän henkilötiedot on muutoin poistettu. Kirjanpitoa varten meidän on säilytettävä tilauksia koskevia tositteita vähintään kuusi (6) vuotta sen kalenterivuoden lopusta lukien, jonka aikana rekisterinpitäjän tilikausi on päättynyt.

Käyttämiemme evästeiden säilytysajoista voit lukea tarkemmin evästeet -infosta.

7. Henkilötietojen suojaaminen

Henkilötietojesi luottamuksellinen ja turvallinen käsittely on meille tärkeää. Käytämme asianmukaisia fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia suojakeinoja henkilötietojesi suojaamiseksi tarkoituksettomalta häviämiseltä sekä väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tietoihin. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien ja salaustekniikoiden sekä turvallisten laitetilojen käyttö, kuten myös rajoitettu käyttöoikeuksien myöntäminen henkilötietoihin ja käytön valvonta.

Henkilötietojasi käsittelevät työntekijämme sekä käyttämämme luotettavat palveluntarjoajat ovat sopimuksin sitoutuneet henkilötietojesi salassapitoon. Työntekijöillä on pääsy vain niihin henkilötietoihin, joita hänen on työtehtäviensä perusteella tarpeen käsitellä. Työntekijöidemme käyttämät, henkilötietoja sisältävät tietoverkot ja sovellukset on suojattu asianmukaisesti.

8. Oikeutesi rekisteröitynä

Sinulla on käytössäsi useita tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksia, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt pyydämme lähettämään osoitteeseen: posti@tahtoo.fi.

Teemme parhaamme varmistaaksemme sen, että voit käyttää oikeuksiasi tehokkaasti. Alla on kerrottu oikeuksistasi tarkemmin:

• Mikäli olet antanut erikseen suostumuksen joidenkin tiettyjen henkilötietojesi käsittelyyn, kuten esimerkiksi markkinointiviestien vastaanottamiseksi, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa minkä jälkeen lopetamme viipymättä tietojesi käsittelyn kyseiseen suostumukseen perustuvaan tarkoitukseen.
• Sinulla on luonnollisesti oikeus tietää, mitä henkilötietoja käsittelemme sinusta ja saada pääsy näihin tietoihin tai saada niistä kopio. Halutessasi saat myös vahvistuksen siitä, ettemme käsittele henkilötietojasi.
• Pyrimme varmistamaan, että henkilötietosi ovat paikkansapitäviä ja ajan tasalla. Tästä syystä voit aina ottaa meihin yhteyttä saadaksesi epätarkat tai virheelliset tietosi korjatuksi, päivitetyksi tai täydennetyksi.
• Sinulla on lähtökohtaisesti oikeus saada henkilötietosi poistetuksi, joko kokonaisuudessaan tai osittain. Tästä oikeudesta käytetään myös nimeä ”oikeus tulla unohdetuksi”. Tällaisten pyyntöjen kohdalla arvioimme mitä tietoja voimme poistaa sen perusteella, onko meillä laillinen oikeus tai velvollisuus säilyttää tietosi määrätyn ajan. Ilmoitamme tietysti sinulle, mihin lopputulokseen päädyimme pyyntösi johdosta. Huomioithan, että palvelun toimittaminen ei välttämättä ole mahdollista, jos pyydät meitä poistamaan tietosi.
• Silloin kun käsittelemme joitain henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella, sinulla on oikeus vastustaa tällaista käsittelyä. Tämä koskee esimerkiksi tietojesi käsittelyä markkinointia varten tai tutkimustarkoituksiin.
• Mikäli vastustat toteuttamaamme henkilötietojesi käsittelyä tai jos kyseenalaistat käsittelymme laillisuuden tai tietojesi oikeellisuuden tai mikäli tarvitset henkilötietojasi oikeudenkäyntiin liittyvässä asiassa, sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tai keskeyttämistä siihen saakka, kunnes asia on selvitetty. Ilmoitamme sinulle ennen mahdollista käsittelyn rajoituksen poistamista.
• Voit saada henkilötietosi standardissa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että olet itse toimittanut kyseiset henkilötiedot meille, käsittelemme kyseisiä henkilötietoja sopimuksen tai antamasi suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti.
• Mikäli olet sitä mieltä, että emme ole kaikesta huolimatta käsitelleet henkilötietojasi lainmukaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee. Suomessa kansallisena tietosuojalainsäädännön noudattamista valvovana viranomaisena toimii tietosuojavaltuutetun toimisto.

9. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pyrimme jatkuvasti kehittämään palveluamme ja siksi pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta tarpeen mukaan. Meillä voi olla myös velvollisuus päivittää tietosuojaselostetta muuttuvan lainsäädännön tai viranomaisohjeistuksen vuoksi. Suosittelemme tutustumaan voimassa olevaan tietosuojaselosteeseen säännöllisesti sekä tarkistamaan tietosuojaselosteen ylälaidasta päiväyksen, josta ilmenee, milloin sitä on viimeksi päivitetty. Merkittävistä muutoksista henkilötietojen käsittelyn osalta ilmoitamme myös erikseen palvelussamme.