Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja käsittelijän rooli

Tahtoo Häät Oy toimii rekisterinpitäjänä henkilötiedoille, joita käsittelemme omiin käyttötarkoituksiimme, kuten käyttäjätileihin, maksuihin, asiakastukeen, tietoturvaan, hääpalveluhakuun ja lakisääteisiin velvoitteisiin. Käyttötarkoitukset on kuvattu tarkemmin kohdassa 2.

Vieraslista-, RSVP-, hääsivu- ja vieraslataustoiminnot on tarkoitettu yksityiseen hääsuunnitteluun. Hääpari tai muu hääsuunnittelun käyttäjä päättää omien hääkohtaisten tietojensa sisällöstä ja siitä, mitä tietoja vierailta pyydetään. Tahtoo käsittelee näitä hääkohtaisia tietoja palvelun tarjoamiseksi käyttäjän lukuun, siltä osin kuin käsittely tapahtuu käyttäjän määrittämiin tarkoituksiin.

2. Mihin tietoja käytetään

Tahtoon omina käyttötarkoituksina käsittelemme henkilötietoja vain palvelun tarjoamiseksi, turvallisuuden varmistamiseksi, asiakassuhteen hoitamiseksi, lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, väärinkäytösten estämiseksi, palvelun kehittämiseksi ja käyttäjän pyytämien yhteydenottojen välittämiseksi.

• Tahtoon omat käyttötarkoitukset: käyttäjätilien luominen, kirjautuminen, käyttöoikeudet, asiakaspalvelu, maksut, tilaukset, laskutus ja kirjanpito
• Palvelun toimittaminen käyttäjän lukuun: hääsuunnittelun tiedot, vieraslistat, RSVP-vastaukset, käyttäjän määrittelemien kysymysten vastaukset, hääsivujen julkaisu, hääkuvat ja muut käyttäjän tai vieraan lisäämät tiedot
• Hääsivun toiminnot: hääsivun avaaminen, RSVP-vastausten tallentaminen, vieraiden latausten vastaanottaminen ja ensimmäisen vierailun kirjaaminen hääparille, jos hääpari on ottanut toiminnon käyttöön
• Hääpalveluhaku: yhteydenottojen välittäminen hääpalveluntarjoajille ja vastausten välittäminen Tahtoon sähköpostireleen kautta
• Turvallisuus ja ylläpito: väärinkäytösten, roskapostin, petosten ja tietoturvapoikkeamien estäminen sekä palvelun tekninen valvonta
• Palvelun kehittäminen: anonyymi ensimmäisen osapuolen analytiikka, virheiden korjaus ja palvelun laadun parantaminen. Emme käytä käyttäjän määrittämien RSVP-kysymysten vastauksia, vapaatekstivastauksia, muita vapaamuotoisten kenttien sisältöjä tai hääkuvia analytiikkaan tai markkinatilastoihin.
• Anonymisoidut koosteet: tietojen yhdistäminen anonymisoiduiksi tilastoiksi, kuten palvelun käyttöä, hääsuunnittelua ja markkinan kehitystä kuvaaviksi koosteiksi, kun yksittäistä henkilöä, hääparia tai hääsivua ei voi tunnistaa
• Viestintä: uutiskirjeet ja markkinointiviestit vain silloin, kun siihen on soveltuva oikeusperuste ja käyttäjällä on mahdollisuus kieltäytyä viesteistä

3. Mitä tietoja käsittelemme

Käsiteltävät tiedot riippuvat siitä, miten palvelua käytetään. Tiedot saadaan pääasiassa käyttäjältä itseltään, hääparilta, häävieraalta, palveluntarjoajalta tai palvelun teknisestä käytöstä. Käyttäjätilin luominen ja maksullisten palveluiden käyttö edellyttävät perustietoja, kuten toimivaa sähköpostiosoitetta; ilman niitä emme voi tarjota palvelua.

• Tilin ja asiakkuuden tiedot: yhteystiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, laskutustiedot, palveluntarjoajan yritystiedot sekä tilin ja istunnon tiedot, kuten käyttäjätunnisteet, kirjautumistiedot, käyttöoikeudet ja asetukset
• Hääsuunnittelun tiedot: hääsuunnitteluun liittyvät tiedot, kuten hääpäivä, juhlapaikka, budjetti, muistilistat, palveluntarjoajamuistiinpanot ja käyttäjän lisäämät sisällöt
• Hääkohtaiset vierastiedot: häävieraiden tiedot, kuten nimet, yhteystiedot, RSVP-vastaukset, käyttäjän määrittelemien kysymysten vastaukset, kuvat, vieraslataukset ja muut käyttäjän tai vieraan antamat tiedot
• Hääsivujen vierailut: hääsivujen vierailuihin liittyvät tiedot, kuten tieto ensimmäisestä vierailusta, jos hääpari on ottanut tällaisen toiminnon käyttöön
• Hääpalveluhaun yhteydenotot: nimi, viesti, hääpäivä, vierasmäärä, sijainti, muut lomakkeessa annetut lisätiedot ja puhelinnumero, jos käyttäjä antaa sen
• Tekniset tiedot: selain, käyttöjärjestelmä, laitetyyppi, karkea maa- tai aluearvio, virhelokit, palvelinlokit ja välttämättömät selaintallenteet
• Maksutiedot: maksuihin, tilauksiin ja kirjanpitoon liittyvät tiedot; emme tallenna maksukortin numeroa

Käyttäjän määrittämät kysymykset ja vapaamuotoiset kentät voivat sisältää mitä tahansa käyttäjän tai vieraan lisäämää tietoa, myös arkaluonteista tai erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvaa sisältöä. Tahtoo ei määrittele, luokittele tai pyydä tällaista sisältöä omiin käyttötarkoituksiinsa eikä käytä sitä analytiikkaan, markkinatilastoihin tai markkinointiin. Käyttäjän tulee pyytää vain häiden järjestämisen kannalta tarpeellisia tietoja ja kertoa vieraille selvästi, mihin tietoja käytetään. Vieras päättää, mitä tietoja hän antaa hääparille hääjärjestelyitä varten.

4. Oikeusperusteet ja käyttäjän lukuun käsittely

Seuraavat oikeusperusteet koskevat Tahtoon omia käyttötarkoituksia silloin, kun Tahtoo toimii rekisterinpitäjänä. Hääkohtaisia vieraslista-, RSVP-, hääsivu- ja vieraslataustietoja käsittelemme käyttäjän lukuun käyttöehtojen ja palvelussa annettujen ohjeiden mukaisesti.

• Sopimus ja sopimusta edeltävät toimet: käyttäjätili, maksulliset palvelut, palvelun toimittaminen ja käyttäjän pyytämät yhteydenotot palveluntarjoajille.
• Oikeutettu etu: palvelun turvallisuus, väärinkäytösten estäminen, asiakaspalvelu, tekninen ylläpito, anonyymi analytiikka, anonymisoitujen tilastojen muodostaminen, palvelun kehittäminen ja käyttäjien sekä palveluntarjoajien välisen yhteydenottopalvelun tarjoaminen.
• Suostumus: vapaaehtoiset selaimeen tallennukset, markkinointiviestit silloin kun suostumus vaaditaan, push- ilmoitukset sekä kolmannen osapuolen median tai karttapalvelun avaaminen.
• Lakisääteinen velvoite: kirjanpito, verotus, kuluttajansuoja, viranomaispyynnöt ja oikeusvaateiden käsittely.

5. Hääpalveluhaun yhteydenotot

Kun lähetät yhteydenoton valitulle palveluntarjoajalle, välitämme palveluntarjoajalle lomakkeen sisällön, nimesi, hääpäivän ja muut lomakkeessa antamasi tapahtumatiedot. Jos annat puhelinnumerosi, se välitetään kyseiselle palveluntarjoajalle yhteydenottoon vastaamista varten.

Sähköpostiosoitettasi ei ole tarkoitettu näytettäväksi palveluntarjoajalle. Käytämme sähköpostiosoitettasi Tahtoon sähköpostireleen kautta tapahtuvaan viestien välittämiseen, väärinkäytösten ehkäisyyn, mahdollisiin palautekyselyihin ja yhteydenoton tekniseen hallintaan.

Palveluntarjoajan yhteystietojen katsomisen yhteydessä voimme ilmoittaa palveluntarjoajalle, että yhteystieto on katsottu Tahtoon kautta. Tällöin palveluntarjoajalle voidaan välittää käyttäjän nimi, mutta sähköpostiosoitetta ei näytetä palveluntarjoajalle pelkän katsomisen perusteella.

6. Viestien tarkistus ja moderointi

Yhteydenottoviestejä voidaan tarkistaa roskapostin, petosten, häirinnän, välityspalkkioiden kiertämisen ja muun väärinkäytön estämiseksi. Käytämme sisäistä automaattista avainsanapohjaista merkintää ja tarvittaessa ihmisen tekemää arviota. Olennaisia päätöksiä, kuten viestin estämistä, poistamista tai tilin rajoittamista, ei tehdä pelkästään automaattisesti. Emme tee automaattista päätöksentekoa tai profilointia, jolla olisi sinuun kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

7. Evästeet, analytiikka ja mainonnan mittaus

Emme käytä markkinointievästeitä, selaimen sormenjälkitunnistusta, kolmannen osapuolen analytiikkatageja tai seurantapikseleitä. Käytämme palvelussa vain välttämättömiä evästeitä ja selaintallenteita sekä käyttäjän erikseen valitsemia vapaaehtoisia muistamis- ja mediasuostumuksia. Tästä syystä emme näytä yleistä evästebanneria.

Tahtoon oma anonyymi analytiikka ei tallenna IP-osoitetta, pysyvää käyttäjä- tai laitetunnistetta, evästettä, localStoragea tai sessionStoragea. Google-mainoksesta saapumisen gclid-tunnistetta voidaan käyttää erillisessä, määräajan jälkeen poistuvassa mainonnan tulosten mittauksessa. Tarkemmat tiedot löytyvät evästeet-sivulta.

8. Vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Käytämme palveluntarjoajia ja alihankkijoita vain siinä laajuudessa kuin palvelun toimittaminen, turvallisuus, maksut, viestintä tai käyttäjän pyytämä toiminto edellyttää. Osa palveluntarjoajista toimii Tahtoon käsittelijänä tai alikäsittelijänä, ja osa toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä omien lakisääteisten tai palvelukohtaisten velvoitteidensa mukaisesti. Jos tietoja siirretään ETA-alueen ulkopuolelle, käytämme soveltuvia suojakeinoja, kuten EU:n ja Yhdysvaltojen välistä Data Privacy Framework -järjestelyä tai Euroopan komission mallisopimuslausekkeita, ellei siirto perustu tietosuojalainsäädännön mukaiseen muuhun perusteeseen.

Hääpalveluhaussa valittu palveluntarjoaja saa vain sen yhteydenoton tiedot, jotka tarvitaan kyseiseen yhteydenottoon. Hääpari näkee omien hääsivujensa, vieraslistansa ja RSVP-vastaustensa tiedot, koska tämä on hääsuunnittelun työkalujen käyttötarkoitus. Hääkohtaisia tietoja ei luovuteta muille hääpareille tai palveluntarjoajille ilman käyttäjän pyytämää toimintoa.

9. Säilytysajat

• Käyttäjätilin tiedot säilytetään palvelun käytön ajan. Voimme poistaa tilin ja siihen liittyvät Tahtoon omat palvelutiedot, jos tili on ollut yli kaksi vuotta käyttämättä.
• Hääsuunnittelun, vieraslistojen, RSVP-vastausten, hääsivujen ja muiden hääkohtaisten tietojen säilytys määräytyy palvelun asetusten, käyttäjän valintojen ja käyttöehtojen mukaan. Näitä tietoja voidaan poistaa, kun hääpäivästä on kulunut 12 kuukautta, ellei käyttäjä pyydä pidempää säilytystä tai palvelun ominaisuus edellytä muuta.
• Hääkuvat-osioon käyttäjän lataamat tiedostot säilytetään lähtökohtaisesti 12 kuukautta. Häävieraiden lataamia kuvia säilytetään kaksi kuukautta, ellei käyttäjä hanki tai valitse pidempää säilytystä.
• Palveluntarjoajille lähetettyjä yhteydenottoja, viestejä ja niihin liittyviä oheistietoja voidaan poistaa, kun viimeisestä vuorovaikutuksesta on kulunut 24 kuukautta, ellei laki, riitatilanne tai väärinkäytösten selvittäminen edellytä pidempää säilytystä.
• Viestien tarkistukseen liittyvät merkinnät, ylläpidon ilmoitukset ja tarkistuksen perusteella tehdyt päätökset säilytetään enintään 24 kuukautta merkinnän tekemisestä, ellei riitatilanne, lakisääteinen velvoite tai kesken oleva väärinkäytösselvitys edellytä pidempää säilytystä.
• Mainonnan erillinen gclid-attribuutiotieto poistuu 90 päivän kuluttua.
• Tekniset virhe- ja palvelinlokit poistetaan pääsääntöisesti muutaman viikon kuluessa.
• Kirjanpitoaineistoa säilytetään vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy.

Varmuuskopioissa, tietoturvalokeissa ja oikeusvaateisiin liittyvissä tiedoissa voi olla rajattuja henkilötietoja pidempään kuin aktiivisessa palvelussa, jos se on tarpeen turvallisuuden, virhetilanteiden selvittämisen, lakisääteisen velvoitteen tai riitatilanteen vuoksi. Tällaisia tietoja ei käytetä aktiivisen palvelun sisältönä. Anonymisoituja tietoja, joita ei voi enää yhdistää henkilöön, voidaan säilyttää palvelun kehittämistä, liiketoiminnan seurantaa ja tilastointia varten.

10. Suojaaminen

Suojaamme henkilötietoja teknisillä ja hallinnollisilla suojakeinoilla, kuten salauksella, käyttöoikeuksien rajauksella, lokivalvonnalla, varmuuskopioilla ja palvelinympäristöjen suojaamisella. Pääsy henkilötietoihin on rajattu työntekijöille ja palveluntarjoajille, joilla on työtehtävään perustuva tarve käsitellä tietoja.

11. Oikeutesi

Sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä, pyytää pääsyä tietoihin, pyytää tietojen oikaisua tai poistamista, rajoittaa käsittelyä, vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä, saada itse antamasi tiedot siirrettyä sekä peruuttaa suostumus silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen.

Tahtoon omia käyttötarkoituksia koskevat pyynnöt voi lähettää osoitteeseen tietosuoja@tahtoo.fi. Jos pyyntö koskee hääparin vieraslistaa, RSVP-vastauksia, hääsivun sisältöä tai muuta käyttäjän määrittämää hääkohtaista sisältöä, pyynnön toteuttaminen voi edellyttää hääparin tai käyttäjän toimintaa. Avustamme tällaisissa pyynnöissä palvelun käyttöehtojen ja teknisten mahdollisuuksien mukaisesti.

Jos katsot, että käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi).

12. Alaikäiset

Tahtoon käyttäjätiliä ja maksullisia palveluita ei ole tarkoitettu alle 18-vuotiaille. Häävieras voi kuitenkin olla alaikäinen, jos hääpari lisää vieraan tiedot tai alaikäinen käyttää hääsivua huoltajan tai hääparin kutsun perusteella. Jos saamme Tahtoon omassa käsittelyssä tietoomme, että olemme keränneet alaikäisen tietoja ilman asianmukaista perustetta, poistamme tiedot viipymättä. Hääkohtaisissa tiedoissa avustamme käyttäjää poistopyynnön toteuttamisessa teknisten mahdollisuuksien mukaan.

13. Muutokset

Päivitämme tietosuojaselostetta, kun palvelu, alihankkijat tai lainsäädäntö muuttuvat. Merkittävistä muutoksista ilmoitetaan palvelussa tai muulla tarkoituksenmukaisella tavalla.